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访客委员会政策

1107访客理事会会议安排和程序

当前修订或创建日期:

2022年9月16日

评议委员会的所有会议均应按照 弗吉尼亚法典，董事会章程，董事会政策和程序，以及 新修订的罗伯特议事规则，按优先级降序排列. 大学法律顾问应担任理事会议员，负责口译工作 新修订的罗伯特议事规则. 大学法律顾问应出席所有公开和非公开会议和委员会会议，但校长接受评估或提交其年度报告中涉及大学官员评估的部分会议除外, 除非司法部长根据 Va. 代码§23.1-1303.B.1.3.

通常应按照《最靠谱的网赌软件》第三条的规定，遵循访客委员会定期会议的以下程序.

会议安排

定期会议和执行委员会会议应提前一年安排，并应注意避免可能导致大量董事会成员无法出席的重大事件.e.; national holidays, school openings and closings). 董事会四次例会按季度举行, 通常在九月, 12月, 4月, 以及学年的六月. 执行委员会会议安排在董事会全体成员不开会的月份，如果没有必要开会，校长可以取消会议.

会议通知

根据… Va. 法典第2条.2-3707, 董事会例会通知应在会议召开前至少三个工作天张贴. 此类通知应张贴在大学的网站和国家的联邦日历, 并以电子方式分发给所有董事会成员, 总统, 总统内阁, 教师和学生代表, 支持董事会及其委员会的工作人员, 媒体, 以及所有其他特别要求以书面形式通知访问者委员会执行秘书的人. 会议议程和所有证明文件(除法律豁免的文件外)也可在大学网站上查阅. 此类会议的通知应包括会议的日期、时间和地点.

特别通知, 紧急, 或者继续开会, 在合理的情况下, 在向董事会成员提供该通知的同时，应按上述方式张贴和分发. 特别会议可由校长或副校长在其缺席或残疾时召集, 或者任何三个成员. 除了日期, 会议的时间和地点, 会议的目的也必须在通知中说明.

会议议程

须列入理事会定期会议和特别会议议程的事项，以及征求公众意见的请求，应在讨论该问题或接受公众意见的会议召开前至少15天以书面形式提请校长或校长注意. The purpose of the agenda process is to ensure that only relevant issues requiring Board action are identified; that items brought before the Board have been fully analyzed and briefed; and that issues requiring Board action contain alternative recommended courses of action, 如果可能的话, 被考虑批准.

1. 作为这个过程的一部分, 校长应与其现任委员会主席协商, 董事会代表, 和工作人员, 并考虑有关各方的书面请求. 校长应与其主要工作人员协商, 其他相关方, 考虑书面请求. 然后，校长和校长应在这些协商的基础上制定议程.

2. 常务委员会主席应与负责的大学行政人员制定各自的委员会议程.

3. 受邀代表的报告、未完成和新业务下需要董事会决定的预期问题或决议，以及会议期间将接受公众意见的要点，将在公布的会前议程中详细说明. 该议程应在每次定期召开的董事会会议前至少7天分发给所有董事会成员.

4. 在分发会前议程后产生的补充议程项目一经确定，应立即提供给所有理事会成员.

5. 校长应在执行委员会会议召开前至少15个日历日与所有现任委员会主席协商，以确定是否有议程项目需要在该会议上审议，然后取消该会议.

议事顺序

会议的议事顺序如下, 除非校长经校董会批准修改:

公众意见

应有关各方对议程问题的要求，应采纳公众意见. 该请求必须按照会议通知中规定的时间表，通过董事会执行秘书以书面形式向校长和校长提出. 接受公众意见的要点应在公布的会议议程中规定.

秘密会议

在非公开会议上召开时, 董事会成员必须有信心，他们可以充分和公开地讨论合法的非公开会议主题，而不必担心或担心评论, 否则，在会议召开的机构不在场的情况下，其中所作的陈述将被透露或披露. 所有董事会成员和应邀出席非公开会议的嘉宾应注意，讨论的保密性取决于对此类对话的保密性和潜在敏感性的知情认识. 披露信息或文件，包括“工作底稿”,“在非公开会议上披露或讨论，意味着违反了董事会成员有权合法依赖的保密性. 另外, 未经授权披露非公开会议信息可能会抑制随后的非公开会议.

以下要求适用于非公开会议:

1. 董事会必须在公开会议上进行记录表决，批准一项动议，该动议应确定非公开会议的主题和目的，并引用《最靠谱的网赌软件》中授权的适用豁免 弗吉尼亚法典第2条.2-3711.A. 该动议所载事项应在公开会议记录中详细列明. 一般提及获授权的豁免或非公开会议的主题，并不足以满足举行非公开会议的规定.

   本规定不适用于仅为面试主席职位候选人而举行的董事会非公开会议. 在任何此类非公开会议之前, 董事会应在公开会议上宣布该等非公开会议将于其后15天内在披露或未披露的地点举行.

2. 董事会在非公开会议期间的讨论必须限于特别豁免并在动议中指明的事项.

3. 在非公开会议结束时, 董事会必须立即重新召开公开会议，并就他们所知的情况进行表决, 只有合法豁免和在动议中确定的公共事务才被听取, 讨论了, 或被认为. 如果董事会成员认为存在偏离这些要求的情况, 在投票之前，他或她必须陈述他或她认为离职的实质是什么, 会议纪要中还需要记录哪些内容.

4. 如果董事会认为非成员出席非公开会议是必要的，或者他们的出席将合理地有助于董事会审议将要讨论的议题，则董事会可允许非成员出席非公开会议. 获准参加非公开会议的非成员将在会议记录中注明.

5. 大学法律顾问应出席所有非公开会议，但校长接受评估或提交其年度报告中涉及大学官员评估的部分会议除外. 在这些情况下，将请总检察长办公室的一名代表参加.

6. 没有通过决议或动议, 通过了, 除非理事会再次召开公开会议，就该决议进行成员投票，否则在非公开会议上通过的决议将生效.

投票

1. 委员会的权威在于它的多数, 因此, 理事会就某一职位的问题或候选人进行表决，须获得多数投票, 相对于多数, 通过议案或选举官员或代表, 除非另有指明.

2. 在有两个以上选择的情况下，应适用下列规定. 如果在第一轮投票中, 任何选择都不会获得多数, 得票最少的国家不应参加下一次投票, 前提是选票上至少还有两种选择. 这一过程应一直持续到一种选择获得规定的多数票为止. 两个或两个以上的选择是否应获得相同数量的低票，并且这两个选择与任何其他成员的投票加起来不构成多数, 然后，获得相同低票数的选择将被淘汰. 两个或两个以上选择获得的相同数目的低票与任何其他成员的投票加在一起是否构成多数, 那么任何成员都不应被淘汰, 投票继续进行. 是否需要多张选票, 每一选择的提出者在下一次投票前应有一分钟的时间向全体成员发言.

3. 除非董事会成员特别要求进行唱名表决，或法律另有规定, 动议应以口头表决方式通过或否决, 秘书注意到各成员的支持, 反对, 或者放弃这件事. 然而, 在电子通讯会议上进行的所有表决均应以唱名方式进行，并记录在会议纪要(Va. 代码§2.2-3708.2.D). 任何董事会会议均未授权委托、秘密或书面投票(Va. 代码§2.2-3710). 唱名表决应由点名秘书记录在会议记录中. 出席会议的会员应该缺席投票吗, 他们的缺席应记录在会议记录上. 参观委员会的学生代表是无表决权的成员, 但他/她对一个问题的评论可能会记录在会议纪要中. 在非公开会议上采取的任何行动必须经过公开会议的批准，才能产生任何效力或影响.

4. 根据… 新修订的罗伯特议事规则，校长不得就任何议题进行表决，除非在票数相等的情况下. 然而，委员会主席有权对所有问题进行投票.

会议纪要

会议记录应记录所采取的行动, 政策, 通过的决议, 以及董事会的讨论. 会议记录应在任何公开时间进行, 特殊的, 工作会议, 撤退, 以及《最靠谱的网赌软件》(标题2.第37章 弗吉尼亚法典). 会议记录应包括日期, time, 以及会议地点, 出席者:记录为出席或缺席的公共机构成员, 对所提议事项的讨论摘要, 审议, 或决定, 以及所有投票记录.

这分钟, 包括草案纪要, 以及所有公开会议的记录, 包括音频或音频/视频记录都是公共记录，受《最靠谱的网赌软件》规定的约束. 录音资料应当保存三年，并向公众提供. 非公开会议的记录或录音可由董事会根据批准的动议酌情作出. 非公开会议记录, 包括草稿和音频或视听记录, 不是公共记录，受《最靠谱的网赌软件》保护. 下一节将描述电子通信会议的会议记录要求.

根据《最靠谱的网赌软件》，会议纪要草案被视为公开文件. 因为它们是用来制作完成文件的论文，可能不完整或不正确, 应当注明汇票字样, 小心处理, 会议记录通过后销毁. 会议记录草案应当尽快公布，但不得迟于会议结束后十个工作日. 理事会执行秘书应在会议纪要草案公布后通知理事会. 如果有实质性的错误, 委员可提出动议，更正理事会下次定期会议议程上的会议记录，以更正会议记录草案. 印刷错误可转交秘书更正. 最终批准的会议记录应在董事会批准后三个工作日内公布.

以电子通讯方式参与参访委员会会议

委员会的一般政策是，除非总督宣布进入紧急状态, 董事会将亲自召开会议，并召集法定人数的董事会成员主持董事会或其委员会的会议. 个别董事会成员只有在根据《最靠谱的网赌软件》规定的特定条件下才能以电子方式参与 Va. 法典第2条.2-3708.3 这个政策.

1. 参议委员会成员可在下列情况下，在不向公众开放的远程地点以电子通讯方式参与会议:

   1. 在会议当天或之前, 成员通知校长因个人事务不能出席会议，并具体说明该个人事务的性质, 校长批准远程参加会议的请求.

      1. 如果校长不批准成员从远程地点参与，因为这样的参与将违反下文第2项所述的条件, 不同意应具体记录在会议纪要中.

      2. 该成员的远程参与应限于每日历年两次会议或占理事会会议的25%, 取较少者.

   2. 在会议当天或之前, 成员通知校长，由于成员或其家庭的暂时或永久残疾或其他健康状况使其无法亲自出席会议，他或她无法出席会议.

   3. 如果会员的主要住所距离会议地点超过60英里, 成员可在会议当日或之前通知校长他或她将远程参加会议.

2. 只有在下列情况下，才可授权参观委员会成员根据上述第1项参加会议:

   1. 参议委员会法定人数在主要或中心会议地点集合.

   2. 会议通知确定了主要或中心会议地点以及向公众开放的任何远程地点, 以及虚拟参与会议的成员所使用的电子通信手段.

   3. 鼓励公众通过电子通信手段进入由其他公共机构成员参与的偏远地点，但不是必需的.

   4. 会议记录必须注明哪些董事会成员亲自出席会议，哪些成员以电子方式参加会议. 会议记录必须具体包括远程参与的给定原因以及每个成员虚拟参与的远程位置的一般描述.

   5. 会议期间所作的表决必须以唱名方式按姓名记录.

3. 由校长决定, 但每年不超过两次或每年举行的会议的25%, 取较少者, 董事会可举行全虚拟公开会议, 根据中规定的条件 Va. 法典第2条.2-3708.3.

根据… 弗吉尼亚法典第2条.2-3708.2, 州长宣布进入紧急状态, 董事会可通过电子通讯方式召开会议，而不需达到法定人数, 但(i)宣布的紧急情况的灾难性性质使委员会在单一地点集会不可行或不安全，及(ii)会议的目的是规定该机构的业务连续性或执行委员会的合法目的, 职责, 和责任.

紧急声明下的电子会议所需经费包括:

1. 鉴于紧急情况的性质，必须采用现有的最佳方法发出公告，并且必须在向委员会成员发出通知的同时发出公告.

2. 公众以电子方式查阅会议的安排，包括, 在切实可行的范围内, 必须采用视频会议技术.

3. 如果需要听取公众意见，则向公众提供在会议上发表意见的机会.

4. 紧急情况的性质, 会议是通过电子通讯手段举行的, 召开会议的电子通讯方式必须在会议纪要中注明.